Al tratarse de grupos privados, solamente podrán incorporarse colaboradores previa invitación por parte del propietario del mismo. Para invitar nuevos miembros:

1. Se accede al panel de administración del grupo pulsando sobre un grupo existente con el botón derecho del ratón y seleccionando la opción 'Manage Group'.

2. Se mustra la lista de miembros del grupo  y hay que pulsar en Invite members.

3. Se abre la ventana de invitaciones del grupo. Aquí hay que introducir las direcciones de correo electrónico de los usuarios que deseemos invitar y hay pulsar el botón Send invites para confirmar la invitación. Los usuarios recibirán un correo electrónico con la invitación para unirse al grupo.

Al añadir referencias a la colección del grupo privado, pasa a estar disponible para el resto de miembros del grupo.
Si se añade una referencia de nuestra biblioteca que  contiene el documento original, los otros miembros del grupo también podrán descargar el texto completo.

Hay dos formas de añadir referencias a la colección del grupo privado:

1. Una a una arrastrándola: se selecciona la referencia que interesa y se arrastra hasta el grupo con el que se quiere compartir.
2. A través del panel central del acciones, se seleccionan las referencias que se quieren compartir marcando los cuadros a la izquierda de cada referencia. Una vez seleccionadas, se pulsa en Organize y Add to Private Group y se selecciona el grupo.
   
    
3. 

Una vez que un documento ha sido compartido con un grupo privado, todos los miembros tienen la posibilidad de descargarlo y leerlo.
Al acceder al documento compartido a través del grupo privado, todos los miembros del grupo pueden utilizar las funciones de resaltado, anotación y creación de notas en una única versión compartida del documento.

A cada miembro del grupo se le asigna un color único, para saber quién ha hecho comentarios o un resaltado en particular. Todos los comentarios también contendrán un registro del usuario que los hizo y cuándo se hicieron.

La pestaña Annotations del panel derecho del escritorio de Mendeley, proporciona una visión general de todos los comentarios realizados en un documento y también permite saltar a la ubicación específica que un colaborador ha identificado al escribir su nota.

Modificar el nombre

Se puede modificar el nombre del grupo pulsando con el botón derecho en el panel izquierdo sobre el nombre del grupo y seleccionando Rename Group.

Cambiar el nivel y privilegios de los miembros del grupo

Al pulsar sobre el nombre del grupo en el panel izquierdo con el botón derecho del ratón, se selecciona en el menú la opción 'Manage Group'. En la pestaña Members aparecen listados los miembros del grupo. Cada uno de ellos, a su derecha, cuenta con un menú desplegable que  permite modificar su nivel y privilegios.
Se puede transferir la propiedad del grupo a un usuario con la opción Transfer Ownership, promocionar a los usuarios para darles la capacidad de administrar el grupo con la opción Promote, retirar dichos permisos de administración con la opción Demote y eliminar a un miembro del grupo con la opción Remove form Group.

Eliminar un grupo

Hay que pulsar con el botón derecho del ratón sobre su nombre en el panel izquierdo y seleccionar la opción Delete Group.

En caso de ser los únicos miembros de nuestro grupo, únicamente se nos solicitará la confirmación de que deseamos borrar el grupo.

Si, simplemente, se quiere abandonar un grupo de nuestra propiedad, primero hay que transferir la misma a otra persona del grupo que posea privilegios de administración. Una vez confirmada dicha transferencia, se deja de pertenecer al grupo.

Niveles de permisos de usuario en Mendeley Private Groups